TOP
De industriële revolutie heeft destijds nogal wat veranderd in onze manier van werken. Met de intrede van de stoommachine is arbeid (en daarmee ook arbeidstijd) namelijk anders ingedeeld. Voordien was de inhoud van de arbeid seizoensbepaald en de inzet was voornamelijk afhankelijk van de taak en de tijd van de dag... Zaaien en verbouwen en oogsten, opstaan en eten en slapen waren de dingen die bepaalden wat de intensiteit van het werk moest zijn.
Sinds de stoommachine moest ineens de menselijke arbeid worden afgestemd op de stoommachine. Het werk werd voor het eerst opgedeeld in arbeidseenheden per tijdseenheid. Een bepaald aantal kilo's per minuut moest worden aangevoerd aan de machine en een bepaald aantal stuks van het vervaardigde produkt moest worden afgevoerd.
Dat vroeg ineens om een volledig andere, veel meer beheersmatige benadering van arbeid. Machines moesten om een bepaalde tijd worden aangezet en binnen een bepaalde tijd worden gerepareerd. De tijd werd niet langer bepaald door zonsopgang en zonsondergang maar de klok werd steeds belangrijker.
Uiteindelijk zijn wij hier inmiddels behoorlijk aan gewend en hebben wij ons deze manier van denken eigen gemaakt. Ook nu de inhoud van ons werk vaak volledig anders is geworden, blijven wij 'werktijd' vaak op een beheersmatige manier benaderen. Ondanks dat het er in dit informatie-tijdperk veel meer om gaat dat wij onze creativiteit te gebruiken om verschillende vormen van informatie op nieuwe manieren naast elkaar te zetten, op zinvolle wijze met elkaar te verbinden en/of begrijpelijk te communiceren, toch benaderen wij werktijd nog steeds also we achter een stoommachine staan. Toch houden wij nog nog steeds maar weinig rekening met onze natuurlijke lichamelijke ritmen, met het gegeven dat ons brein ook gewoon een orgaan is en geen machine. Mogelijk jammer omdat wij productiever zouden kunnen zijn.
In deze tijd zien we dan ook dat er een nieuwe manier moet ontstaan voor van de benadering van 'werktijd'.
Dan doel ik hierbij absoluut niet op een zweverige benadering maar ik doel op de lichamelijke realiteit van ons brein waar wij rekening mee dienen te houden als wij de optimale resultaten willen boeken met haar mogelijkheden.
In het moderne [time-management] is ook allang duidelijk dat het bij een overbelast zenuwstelsel geen enkele zin heeft om nog gehaaster te gaan werken. Een overbelast biologisch systeem dat je onder een nog grotere druk zet, dat kan alleen maar reageren met een 'shut down'. Mensen die de oudere computers nog herinneren kennen misschien het stilstaand scherm met in het midden de opmerking: information overflow...
Het is in ons brein niet anders. Wanneer de werkdruk te hoog wordt, kan een biologisch systeem zich alleen maar verbeteren door te vertragen en zich betere doelen en prioriteiten te stellen. Het is niet voor niets dat "onthaasten" een woord is dat zo makkelijk in de Nederlandse taal ingeburgerd raakt. Vertragen is vaak de oplossing uit een vastgelopen situatie waarin iemand te veel te doen heeft.
Maar hoe kan ik nou'vertragen' in een situatie waar juist nog zoveel werk te doen staat?
Letterlijk is de oplossing om je bewegingstempo af te remmen. Beweeglangzamer en met meer bewustheid van de dingen die je doet. Doe zeniet sneller dan dat je zeker weet dat het foutloos zal gaan.... en dan nog wat langzamer.
Doe ze zo bewust als de Japanner die een kopje thee drinkt bij wijze van meditatie. Open je agenda rustig en blader naar vandaag in plaats van het gehaast gebladder waaarbij je twee keer voorbij de datum schiet. Neem de tijd om het efect te zien van de vorige muisklik in plaats van het gehamer op de knopjes. Het gaat toch niet sneller dan het kan en er zit veel tijdswinst in het voorkomen van fouten door onhandig gehaast.
Misschien moet je zelfs nog wel een versnelling lager, vandaag...Remmen in plaats van Rennen...
Misschien moet je zelfs even helemaal tot stilstand komen en je tien seconden niet bewegen voordat je weer in beweging komt alsof je een film vertraagd afspeelt. Het voelt een beetje raar als je dat voor de eerste keer doet. Maar probeer het efect maar eens uit.
Het is vaak belangrijk om iedere dag een (stukje van een ) taak af te ronden. We hebben vaak behoefte aan positieve resultaten (op resultaatjes). Kijk of de planning zo in elkaar gezet kan worden dat u de workload zo verdeelt dat iedereen zijn 'afgerond gevoel' beleeft aan het einde van de dag.Over het afronden van de dag: het kan uitmaken om, nu u 'er nog een beetje in zit' vast de papieren voor morgen een beetje neer te leggen. Dan kunt u beter (sneller vooral) de draad oppakken waar u vandaag gebleven was.
Misschien kunt u een lijstje maken met de taken die u morgen wilt afronden?
Een eigenschap van een overbelast brein is dat het de neiging heeft om clusters te maken van al die dingen die het te doen heeft. We zijn dan niet meer in staat om nog gedifferentieerd te kijken en problemen van verschillende kanten te bezien maar we gaan alle informatie in grote klonten, zinloos heen en weer schuiven. Mensen met een (dreigende) overbelasting kunnen problemen niet meer analyseren maar alles plakt aan elkaar. Kleine problemen en grote problemen verweven zich tot één grote kluwen welke achter je weer aan elkaar dreigt te klonteren zodra je er even niet op let.
Zoals we ook al in [het stuk over stress is een taart] hebben duidelijk gemaakt, is het erg belangrijk om 'vrije ruimte' te houden.
Opruimen is daarbij natuurlijk ook belangrijk. Ik zou graag de jaren terugkrijgen die ik nutteloos naar slecht opgeborgen nota's, memo's en andere papierhandel heb gezocht. Er zijn mensen die hebben berekend dat een rommelig bureau gemiddeld een uur per dag kost.
Opruimen bespaart tijd.
Maak eens de vergelijking met een magazijn. Daar kan je soms best wel eens wat te veel neerzetten en het hoeft niet altijd 100% opgeruimd te zijn. Maar als een magazijn tot de nok toe vol staat dan moet er enorm veel extra energie besteed worden wanneer iemand er iets uit wil halen. Er moet van alles heen en weer geschoven worden om het te kunnen pakken en zeker als er moet worden opgeruimd. Dit kost dan enorm veel extra aandacht en arbeid omdat er nergens de ruimte is om uit te kunnen sorteren "wat nou waar naartoe moet".
Overleven staat centraal voor ons levende brein. En het overleven in een met informatie overbelaste omgeving maakt dat wij vaak de neiging krijgen om met te grote blokken informatie heen-en-weer te gaan schuiven. De dingen moeten daarvoor gesimplificeerd worden en vaak maken we dan ons beeld van de werkelijkheid zó simpel dat we geen plaats meer hebben voor de oplossing van de problemen. We gaan aan de oppervlakte proberen om oplossingen te vinden en zien daardoor niet dat we met een andere benadering een heel stel problemen tegelijk zouden oplossen.
Klinkt dit vaag? Iedereen die zich ooit overbelast heeft gevoelt kent de situatie dat er zo veel te doen was dat alles er uit zag als één grote berg van problemen. En iedereen die door een dergelijke periode heen is gekomen, die heeft ervaren dat die grote berg niet in één keer aan te pakken was maar dat "de grote worst in schijfjes moest worden gesneden" dat "die grote berg in partjes moest worden weggewerkt" of dat "de appel niet in één keer moest worden doorgeslikt maar in aparte happen", of maak er maar een eigen metafoor van.
Waarom het ging was dat het grote probleem in kleinere problemen moest worden opgedeeld die de één-na-de-ander moesten worden aangepakt en opgelost. Door te zeggen ik heb "een probleem" maakt iemand de situatie te 'simpel'. Zo iemand heeft niet één probleem, hij/zij heeft er een heel stel!
Iedereen die het ooit heeft meegemaakt die kan herkennen dat problemen gaan klonteren tot onverteerbaar grote stukken als we onszelf te lang overbelasten.
De oplossing van problemen vereist vaak dat we de verschillende elementen van het probleem op een nieuwe manier combineren. Dat geldt zowel voor werkproblemen als voor persoonlijke problemen en het zal ook voor veel mensen herkenbaar zijn dat ook deze twee gebieden kunnen gaan klonteren zodat de problemen op het werk tot persoonlijke problemen worden (en omgekeerd).
In de theorieën over creativiteit wordt ook regelmatig gesproken over de zogenaamde creatieve ruimte. Er is 'ruimte' nodig om de verschillende kanten van de elementen te bekijken voordat iemand in staat is om een nieuwe manier te vinden om die elementen te combineren. Vandaar dat het zo dodelijk kan zijn voor de creativiteit om teveel onder druk te moeten werken (ook al zal het zeker zo zijn dat de 'creatieve werknemer' soms een beetje onder druk moet worden gezet om met hetzelfde probleem bezig te blijven).
Een bekende 'killer' van tijd (handig als je voldoende tijd hebt om te doden maar lastig als je tijd te kort komt) is het ongeplande contact. Ook hier weer krijg je te lezen dat je er verstandig aan doet om ervoor te zorgen dat je niet gestoord wordt als je ergens mee bezig bent. Dat staat in alle alle time-management-boekjes en daar kom ik ook niet om heen. Wanneer je net lekker op dreef bent en je wordt gestoord door een telefoontje of een collega die op je bureau komt zitten dan kan dat heel gezellig zijn. Maar het kost bakken vol tijd. Niet alleen ben je de tijd van het gesprek kwijt, het kost ook tijd om er weer in te komen, de draden van je gedachten weer aan elkaar te knopen en de oplossing weer voor ogen te zien. Natuurlijk is het soms prettig om even samen te kletsen maar de tijd die je nodig hebt om weer dat punt te bereiken waarop je weer het overzicht en de zelforganisatie had van het moment nèt voor de storing, dat moet je er wel bij optellen.
Ik maak het mee dat er mensen bij mij komen die eigenlijk de hele dag bezig zijn geweest om zich voor te bereiden om iets te gaan doen. Want net iedere keer dat zij écht aan de slag wilden gaan was er weer een nieuwe storing.Maar dit is een beetje goedkoop. Het is heel makkelijk om te zeggen dat het onhandig is omdat het tijd kost. Dat weten mensen ook wel. Waarom blijven zij het dan toch toestaan dat zij de hele tijd gestoord worden?
Het kan verstandig zijn om daar eens bij jezelf over na te denken. Want behalve dat je er gestoord van wordt kan het verschillende oorzaken hebben waarom je er tot nu toe wel voor gekozen hebt. Dan kan je jezelf wel voornemen om je van nu af niet —f minder te laten storen maar dan gooi je mogelijk toch ongezien wat kinderen met het badwater weg. Waarom heb je er tot nu toe niet voor gekozen om jouw werktijd ongestoord te organiseren?
Even om je bij het maken van je eigen lijstje op dreef te helpen:Overigens zijn over ieder van deze punten nog wel een aantal dingen te zeggen*)note maar voor het moment raad ik je eerst eens aan om twee weken bij te houden wanneer je waarvoor bent gestoord. Een lijstje naast al de andere lijstjes die je bij moet houden, ik begrijp het. Maar mogelijk helpt het je toch om op een rij te krijgen wanneer je wel gestoord wilt worden en wanneer je dat niet wilt.
- 1. De sfeer op het werk.
- 2. Ik kan geen "nee" zeggen.
- 3. Ze accepteren van mij geen "nee".
- 4. Ik kan makkelijk meerdere dingen tegelijk.
- 5. Dan krijg ik eindelijk eens pauze.
Dat hoeft geen alles - of - niets - oplossing te zijn. Het is zeker niet altijd zo dat je de hele inloop-sfeer overboord moet gooien. Het kan zijn dat je in de ochtend gestoord kan worden, om dan s'middags te kunnen werken aan de lopende zaken en de dingen die je in de morgen ter ore zijn gekomen, bij voorbeeld.
Het bovenstaande lijstje kan helpen om op te sporen wanneer mensen het meest aan komen lopen en de mate dat dit je uit je concentratie haalt. Het kan helpen om de uren die blijkbaar erg populair zijn voor bepaalde mensen te verheffen tot spreekuur voor die groep. Aan de andere kant kan het ook zijn dat je bepaalde grenzen moet stellen, bijvoorbeeld om op tijd naar huis te gaan. Mogelijk zijn er bepaalde uren dat jij de deur van je kamer dochtdoet of de communicatie niet langer bevordert doordat je een koptelefoon opzet (ook al staat deze uit). ). De zwijguren tegenover de spreekuren zal ik maar zeggen, de uren die maken dat je wel op tijd naar huis gaat, die helpen om de planning van je werk vol te houden.
Je kunt zelfs nog een stap verder gaan. We worden in ons werk erg vaak afgeleid. Telefoontjes, e-mailtjes, iemand die even binnen komt lopen. Als gezegd, het maakt dat we de draad van ons denken weer moeten oppakken en dat kost tijd.
Het kan helpen om thuiswerk aan te moedigen, dan wel duidelijk te maken waarom jij productiever zou zijn als je kon thuiswerken. Natuurlijk kan dit in conflict komen met de behoefte om afstand te kunnen nemen van het werk maar aan de andere kant is het voor mensen een uitkomst om eindelijk even ongestoord te werken.
Het geeft soms ook de mogelijkheid om de tijd wat prettiger in te delen.
Een woordgrapje om even aandacht te vragen dat niet iedereen zijn meest optimale werktijd heeft. Ochtendmensen, avondmensen, mensen met een grote dip na de maaltijd, mensen die extra energie hebben als zij hebben gejogd of een wandelingetje hebben gemaakt door het park. Laat dit soort dingen van invloed zijn op de indeling van jouw werk. Plan de 'denkertjes' voor de momenten dat je nog scherp bent (of -voor de mensen die niet zo geweldig zijn in de ochtend- al scherp bent). Houdt rekening met jouw eigen ritme en de tijd van de dag dat jij optimaal productief bent.
Natuurlijk lijkt een pauze (veel) tijd te kosten als je het druk hebt. Maar we kunnen dat ook bekijken in het licht van de 'vrije ruimte' die ik net benoemde.
Mensen die op een goede manier (korte) pauzes nemen zijn productiever dan de mensen die door blijven werken tot zij nauwelijks meer na kunnen denken. Het lijkt wel alsof zo iemand hard door werkt en de omgeving zal misschien met bewondering kijken naar iemand die zo lang achter elkaar kan blijven werken... maar als we goed kijken zien we de uitputters nogal eens voor niets heen-en-weer lopen.
Klassiek is de opmerking. "Ik zou wel willen maar ik heb te veel te doen"
Dat geloof ik altijd gelijk en daar zijn vier mogelijke antwoorden opMogelijk is het antwoord simpel herkenbaar in één van de eerste drie. Minstens zo waarschijnlijk is het dat het antwoord zit in een combinatie van het bovenstaande. En dan kan er natuurlijk altijd nog sprake zijn van overmacht. Alhoewel ik moet zeggen dat ik vaak meemaak dat mensen antwoorden op mijn vraag "hoelang nog?" (duurt die overmacht) met: "Nou ja, er zit ook wel een element van planning in."
- Planning
- Misschien moet je gaan nadenken over jouw vermogen om grenzen te stellen.
- Misschien moet je gaan nadenken over jouw vermogen om te delegeren.
- Ben je inmiddels mogelijk zó overwerkt geraakt dat je niet meer herkent dat je niet efficiënt meer bent als je te lang doorgaat.
- Overmacht
Wanneer er werkelijk puur sprake is van overmacht: zoek steun en doe dat zo snel mogelijk. Wanneer er geen sprake is van werkelijke overmacht die bepaalde hoeveel er moet gebeuren: Ga dan plannen of ga iets anders doen. In beide gevallen: stel je prioriteiten en zoek rust.
Het is soms ingewikkeld om prioriteiten te bepalen, om te beslissen waar je het eerst aan zou gaan beginnen. Zeker wanneer de zaken beginnen te klonteren in je hoofd en wanneer je het gevoel krijgt dat je dreigt om te komen in al de dingen die je vandaag nog aan zou moeten pakken. Op zulke momenten is het moeilijk om te bepalen wat er nou het eerst moet gebeuren. Het gevolg van dat gevoel is vaak dat mensen gaan proberen om dertig dingen tegelijkertijd aan te pakken in een poging van dat gevoel af te komen. Het gevolg van zo'n wanhopige poging is bijna altijd dat er van die dertig taken negenentwintig niet af komen.De meeste mensen merken dat zij heel druk zijn bezig geweest met dingen die eigenlijk niet zo heel erg belangrijk waren terwijl er nog belangrijke zaken op tafel liggen. En dat er dingen zijn afgerond die eigenlijk best nog wel even hadden kunnen wachten terwijl de deadlines van andere zaken al zijn overschreden.
Wat is er belangrijk in jouw leven? Wat zijn de balangrijkste dingen in jouw leven? Welke zaken zouden jou, als je ze consensieus en regelmatig zou doen een groot voordeel brengen. Hopelijk heb je normen en waarden voor jezelf gevonden die je daarbij helpen. Hopelijk zijn die een beetje eenvoudig geformuleerd vor jezelf zodat je een idee hebt waar je aan moet werken ook zonder dat je eerst een volwasen manual door moet spitten waar je moet zoeken naar paragraaf 36 sub d om te vinden wat de belangrijkste doelen in jouw leven zijn. Het belang is afhankelijk van jou zelf. Jij bepaalt wat belangrijk is in jouw leven.
De urgentie is juist afhankelijk van de omgeving. Wat gebeurt er om jou heen dat bepaalt wat er haast heeft en wat niet. Wat doemt er op voor je neus of gloort er aan de horizon van jouw aandachtsveld.
Het vierkant (naar Eisenhouwer) geeft daarbij enige richtlijnen.
U R G E N T I E B
E
L
A
N
GURGENT KAN WACHTEN BELANGRIJK NU direct doen! (maar doe het in een rustig tempo) Plannen in de toekomst (eventueel afspraken maken over de datum) ONBELANGRIJK Achterwege laten of aan iemand anders delegeren uitstellen of misschien maar helemaal achterwege laten (delete, of zo je wilt doorstrepen op het takenlijstje) Bovenstaand vierkant (naar Eisenhouwer) laat heel helder de vier D's zien waar een actie kan worden bijgeschreven:
- direct doen!
Hier vindt u vaak de deadlines terug, en de crises die u direct moet tackelen omdat ze anders een groot probeem gaan vormen. Zij trekken vaak de aandacht en geven soms ook maatschappelijke status maar zij kunnen er ook een uiting van zijn dat er dingen in de planning zijn misgegaan.- datum bepalen in de (nabije) toekomst
Een heel belangrijk kwadrant, het is de kwadrant van de leiderschap. Hier vindt u de dingen die belangrijk zijn voor een goed verloop in de toekomst: planning, relaties onderhouden, zelfontwikkeling, preventie, het vinden van gezamenlijke doelen en het zoeken naar, en formuleren van mission statements.- delegeren aan anderen of "just don't"
Hier vindt u de dingen die maken dat wij drukdrukdruk zijn zonder dat het werkelijk belangrijke zaken betreft. Het zijn de dingen die belangrijk zijn voor anderen en die anderen die vinden dat u het ook belangrijk moet vinden.
Onthoud de stelregel: "Wat belangrijk is voor iemand anders is net zo belangrijk voor u als het belang van de persoon is in uw leven!"- delete
Hier komen de tijdsverterende bezigheden. TV-programma's die u uw tijd kosten. Manuals en tijdschriften van onderwerpen die er niet toe doen, hobbies die niet leuk zijn en die ook niet bijdragen aan ontwikkeling. Werkzaamheden die achteraf onzinnig zijn geweest en gesprekken die je net zo goed had kunnen laten.Overigens is het natuurlijk niet zo zinnig om een kwartier na te denken over de indeling van een taakje dat je in 5 minuten had kunnen afwerken. Dat kan je beter weggooien of gelijk doen.
Bovenstaande overwegingen zijn nuttig om eens goed na te denken over de werktijd van u (of uw personeel). Vaak gaat er veel nutteloze tijd en energie verloren door verspilling en door nutteloze frictie. Bovenstaande overwegingen kunnen misschien helpen bij de planning van de -lange termijn- prioriteiten. Zo kan het u helpen om uw bezigheden van uw werkdag (of de dag van uw medewerker) beter in te delen.
Misschien is het een open deur... misschien geeft het ruimte. Iedereen heeft het over "onthaasten", over "vertragen"... maar bent u al veel mensen tegen gekomen die het werkelijk doen?Toch maar eens als eerste proberen dan?
Mogelijk helpen daarbij bovenstaande overwegingen.
- Misschien nog een 'Denkanstoß' van 'Taante' (Surinaams cabaretiaire)
- De blanke man heeft de klok...
- Wij Surinamers hebben de tijd.
- *)Overigens zijn over de punten (-1- De sfeer op het werk. -2- Ik kan geen "nee" zeggen. -3- Ze accepteren van mij geen "nee". -4- Ik kan makkelijk meerdere dingen tegelijk. -5- Dan krijg ik eindelijk eens pauze) nog wel een aantal dingen te zeggen
- Namelijk:
- Ad 1. De "je - kan - altijd - bij - me - binnen - lopen" houding kan belangrijk zijn voor de werksfeer. Als manager ben je natuurlijk belangrijk voor het neerzetten van de atmosfeer op het kantoor. 'Managing by walking around' is niet voor niets zo populair geworden om een werksfeer te creëren. Maar niet iedereen is manager en op het moment dat de vrije werksfeer ervoor zorgt dat iedereen zijn werk niet afkrijgt, dan blijft er van die sfeer ook niet zoveel overeind.
- Ad 2. De ellende van geen "nee" zeggen is dat er na enige tijd ook geen "ja" meer gezegd kan worden. Als je geen dingen af kunt slaan dan kun je ook niet 'gaan voor iets'. Al was het alleen maar omdat je er niet meer de tijd of energie voor hebt. En daar gooi je nogal wat energie en werkplezier mee weg.
- Ad 3. Mogelijk is dit eigenlijk Ad 2... het kan natuurlijk ook werkelijk zo zijn dat dit zo gegroeid is. Dan moet je misschien als een haas je biezen pakken omdat je daar op den duur wordt uitgezogen. Of het wordt echt hoog tijd om een aantal dingen op een rij te zetten.
- Ad 4. Er zijn inderdaad mensen die makkelijk meerdere dingen tegelijkertijd kunnen. Maar het aantal mensen dat daadwerkelijk meerdere taken tegelijkertijd kan afronden is een stuk kleiner dan het aantal mensen dat zegt het te kunnen. En omdat het een eigenschap is, die handig is bij het managen zijn er nogal wat managers die zich hierin geoefend hebben (of dat het een eigenschap was waar ze al goed in waren, een belangrijke reden waarom zij manager zijn geworden). Zij hebben deze vaardigheid alleen niet bewust en verwachten eigenlijk zonder daarover na te hebben gedacht dat iedereen deze mogelijkheid heeft of oefent (de klassieke val "dat iedereen gelukkig zou zijn als zij zouden zijn zoals ik"). Misschien is het realistischer om de verschillen tussen mensen serieus te nemen en te kijken wie wanneer waarvoor gestoord kan worden in zijn/haar werk
- Ad 5. Pauze is een veel gehoord argument voor dit soort dingen. Het is alleen jammer dat je er niet zo lekker van kunt genieten wanneer je jouw pauzes opneemt met het gevoel dat je eigenlijk iets anders kan doen. Voor de managers misschien een punt om eens over na te denken: Hoe zorg ik ervoor dat de mensen ook pauze nemen als zij pauze houden? (zodat ze ook werken als zij geen pauze hebben).
- ...terug naar de tekst
![[^]](../pics/pylupsml.gif)
Auteur (Copyright): Hans R. J. West
These pages, and all contents, are Copyright © 1996-2005 by
(New Media), Utrecht, Holland.
All rights reserved.
![[wegwijzer]](../pics/kompas.gif){kind=small} |
Wegwijzer op deze HelpDisk |
 HelpDisk.nl |
![[HelpDisk]](../pics/smlhelpd.gif){kind=small} |
Home-page van deze HelpDisk | |
![[antwoorden]](../pics/lampje.gif){kind=small} |
Inhoudelijke vragen |
![[ design by: H @ n s ]](../pics/dsignhns.gif){kind=small}
inhoud: Hans
R.J. West
layout: H@ns
Copyright & Disclaimer , 20021125